Cara Menulis Proposal Bisnis

arifinbp.com – Jika Anda berkecimpung dalam bisnis perhotelan, Anda selalu ingin mengisi hotel, pusat konferensi, restoran, atau tur Anda dengan klien baru yang akan memanfaatkan semua fasilitas dan layanan yang Anda tawarkan. Bisnis perhotelan dari semua ukuran ingin menjual ruang kamar dan kursi kepada calon tamu. Jika hotel Anda memiliki ruang pertemuan atau fasilitas konferensi serta kamar tamu, maka Anda juga ingin memasarkan ke grup yang mencari tempat untuk rapat, konferensi, pesta, dan pertemuan besar lainnya. Jika restoran Anda juga melayani acara, pasar Anda akan diperluas. Jika Anda menawarkan tur, Anda dapat memasarkan diri Anda sebagai tujuan retret perusahaan.

Kemungkinannya adalah Anda memiliki banyak pesaing di wilayah Anda dan Anda tidak dapat mengandalkan klien yang menemukan Anda di buku telepon atau di Internet. Jadi, bagaimana Anda membujuk tamu baru itu untuk memesan dengan Anda atau mendapatkan kontrak itu untuk menjadi tuan rumah konvensi besar? Setelah Anda mengidentifikasi calon klien yang ingin Anda ajak berbisnis, Anda perlu menulis proposal untuk mereka.

Jangan panik. Membuat proposal bisnis tidak harus menjadi tugas yang berat. Sederhananya, Anda ingin memperkenalkan diri, menyoroti tempat dan layanan Anda, menjelaskan biaya Anda, dan membantu calon klien Anda memahami bahwa Anda adalah pilihan yang tepat untuk acara atau kunjungan khusus mereka. Itu tidak terdengar begitu menakutkan, bukan? Dan Anda tidak harus memulai dengan menatap halaman kosong di komputer Anda. Menggunakan templat yang telah dirancang sebelumnya dan mengumpulkan ide dari proposal serupa akan memberi Anda awal yang baik dalam menulis proposal pemenang.

Penulis proposal usaha mie ayam yang tidak berpengalaman terkadang membuat kesalahan dengan mengirimkan formulir surat beserta brosur atau daftar layanan dan harga. Jangan lakukan itu. Brosur standar atau daftar harga tidak akan pernah menggantikan proposal yang sebenarnya. Tujuan dari proposal adalah untuk membujuk klien potensial untuk memberikan bisnis mereka kepada Anda. Untuk berhasil mencapai tujuan itu, Anda perlu mendapatkan kepercayaan klien dan meyakinkan mereka bahwa Anda dapat memberikan apa yang mereka cari.

Sebagai aturan umum, langkah pertama Anda dalam mempersiapkan untuk menulis segala jenis proposal harus mengumpulkan informasi tentang calon klien Anda. Itu karena Anda ingin mempresentasikan proposal yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik klien tersebut. Ya, mengumpulkan informasi mungkin sedikit sulit, tetapi melakukan upaya itu membuat proposal Anda lebih mungkin berhasil. Tidak ada yang suka menerima surat formulir; semua klien kemungkinan besar akan menerima proposal yang dibuat khusus untuk mereka.

Setelah Anda mengumpulkan beberapa fakta dasar tentang klien potensial Anda, menulis proposal akan menjadi proses yang cukup mudah. Itu karena semua proposal mengikuti struktur yang sama: pertama-tama ada pendahuluan, kemudian ringkasan kebutuhan klien, diikuti dengan deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan, serta rincian dan biaya. Kesimpulan proposal harus berisi semua informasi relevan yang membantu mempromosikan perusahaan Anda, seperti pengalaman, kredensial, dan kemampuan staf Anda.

Untuk bagian pendahuluan, Anda akan memulai dengan Surat Pengantar dan Halaman Judul. Buat Surat Pengantar singkat: cukup tulis pengantar pribadi dan berikan informasi kontak Anda. Halaman Judul harus seperti apa: judul yang memperkenalkan proposal Anda dan memberikan pesan yang jelas tentang proyek atau cakupan layanan yang Anda tawarkan. Beberapa contoh mungkin adalah “Usulan untuk Menjadi Tuan Rumah Konferensi Pendidikan Sains”, “Tempat dan Layanan yang Diusulkan untuk Seminar Penyelidik September”, “Paket Wisata Lingkungan untuk Retret Anda”, atau “Rencana Tuan Rumah untuk Tamu Pernikahan Benson.”

Setelah Surat Pengantar dan Halaman Judul, tambahkan halaman topik untuk menunjukkan bahwa Anda memahami kebutuhan klien Anda. Bergantung pada seberapa besar atau kompleks proposal Anda, Anda mungkin perlu atau tidak perlu mengawali halaman terperinci dengan ringkasan singkat—satu atau dua halaman dengan pernyataan tentang poin terpenting Anda. Untuk klien korporat, ringkasan ini disebut Ringkasan Eksekutif; dalam proposal yang kurang formal, ini sering disebut Ringkasan Klien. Setelah ringkasan, Anda akan menyempurnakan bagian yang berpusat pada klien ini dengan menjelaskan kebutuhan calon klien dan menunjukkan pemahaman Anda tentang persyaratan, tujuan, dan keinginan klien tersebut. Pastikan untuk menyebutkan batasan atau batasan yang Anda ketahui, seperti anggaran atau persyaratan aksesibilitas. Ini belum saatnya untuk membicarakan apa yang ingin Anda tawarkan.

Setelah bagian yang berpusat pada klien, giliran Anda untuk menjelaskan bagaimana Anda dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan klien. Anda akan menambahkan halaman tentang hotel, tur, paket, tujuan, layanan, dan biaya Anda, dengan judul seperti Fasilitas, Tur, Destinasi, Aktivitas, Jadwal Acara, Layanan yang Disediakan, dan Ringkasan Biaya atau Diskon. Sertakan semua topik yang Anda butuhkan untuk menjelaskan dengan tepat apa yang Anda usulkan untuk diberikan dan berapa biaya layanan Anda. Misalnya, Anda mungkin memerlukan halaman khusus untuk menjelaskan aspek-aspek seperti Fasilitas, Rekreasi, Akomodasi, Tempat, Acara, Konferensi, Kebutuhan Khusus, Aksesibilitas, Peralatan, Transportasi, Peta, dan sebagainya. Akhirnya, di akhir bagian semua tentang Anda ini, Anda akan meyakinkan klien Anda bahwa Anda adalah pilihan terbaik untuk pekerjaan itu dengan menambahkan halaman seperti Tentang Kami / Sejarah Perusahaan, Kemampuan, Klien Kami, Referensi, Kredensial, Penghargaan, dan Testimonial. Tujuan Anda di sini adalah untuk menutup dengan meyakinkan klien Anda bahwa Anda dapat dipercaya untuk memberikan semua yang Anda usulkan.

Setelah Anda memiliki semua teks yang ditulis untuk proposal Anda, luangkan waktu untuk membuat proposal Anda menarik secara visual. Sertakan logo perusahaan Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan batas berwarna, atau memilih poin-poin khusus dan font yang cocok dengan gaya bisnis Anda.

Setelah Anda merasa proposal Anda sudah selesai, koreksi dan periksa ejaan setiap halaman. Sebaiknya mintalah seseorang yang tidak terbiasa dengan proposal Anda untuk melakukan pembuktian akhir, karena mudah untuk mengabaikan kesalahan dalam pekerjaan Anda sendiri.

Simpan proposal akhir Anda dalam file PDF atau cetak, lalu kirimkan. Metode pengiriman terbaik akan tergantung pada hubungan Anda dengan calon klien Anda. Sudah umum untuk mengirim email file PDF ke klien saat ini; namun, proposal yang dicetak dengan baik, ditandatangani, dan disampaikan dengan tangan mungkin lebih mengesankan, karena ini menunjukkan bahwa Anda menghargai klien potensial itu sehingga cukup mengeluarkan usaha ekstra.

Singkatnya, topik khusus dalam proposal penjualan perhotelan akan berbeda, tergantung pada tujuan Anda, kebutuhan calon klien Anda, dan pada apa yang Anda usulkan untuk ditawarkan kepada mereka.

Kabar baiknya adalah semua proposal penjualan mengikuti format dan struktur yang serupa, dan Anda dapat menemukan semua template (dan kontrak) yang Anda butuhkan di Proposal Kit. Template berisi penjelasan tentang halaman tertentu yang harus berisi, dan mereka akan memandu Anda dalam menulis dan memformat informasi yang sesuai untuk bagian proposal Anda. Proposal Kit juga berisi berbagai macam contoh proposal yang akan memberi Anda ide-ide hebat dan memberi Anda awal yang baik untuk menulis proposal pemenang Anda sendiri.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *